Nejspíš nikdo nebude rozporovat, že informace jsou pro náš život vitální. A nemám na mysli pouze ty, které vidíme ve zprávách, nýbrž i ty, které dostáváme každý okamžik prostřednictvím našich smyslů. Vezměme si například přecházení přes ulici – rozhlédnete se, abyste získali informaci o tom, zda jede auto. Toto jsou věci, které vám mohou zachránit život.
Nejinak je tomu ve firmě, i když tam se jedná o především o přenos dat mezi zaměstnanci. To se nazývá podnikový informační systém a je prakticky vždy pečlivě organizován, alespoň ve velkých podnicích.
V jeho pravidlech je stanoveno, které informace se budou předávat, kdy, komu a jakým způsobem. Je to především proto, aby se zabránilo zmatkům, které by mohly nastat, kdyby se veškerá data podnikem volně šířila. Je to také způsob, jak zajistit, aby se správné údaje dostaly včas ke správné osobě.
Má to ale ještě nějaké výhody? Takové, které nejsou na první pohled patrné? Samozřejmě, že ano. Tím nejdůležitějším je zrychlení a zefektivnění práce, neboť zaměstnanci dostávají pouze ta data, která potřebují. Nemusí je tedy filtrovat, aby našli to nutné pro svou práci.
Dále se snižuje možnost, že se něco ztratí, případně přehlédne, což by mohlo způsobit velké problémy, a to zejména pokud by šlo o velkou zakázku. Ale i v malé firmě by způsobilo potíže, kdyby se například ztratila faktura, a nikdo by nevěděl, kde se nachází.
A tím přecházíme k dalšímu bodu – sledování a mapování pohybu dokumentů. To je velice důležité, neboť některé z nich mohou obsahovat citlivé informace. Také je to výhodné v případě, že se některý ztratí – dá se snadno vysledovat, ve kterém úseku to bylo, což povede k jeho snadnějšímu nalezení.
Vedlejším produktem je pak ochrana zaměstnanců i firemních tajemství, neboť se přesně ví, který pracovník zná kterou část, a kdo má přístup k určitým databázím. Chrání to však také klienty, neboť ti si mohou být jisti, že jejich údaje nebudou zneužity.
Jak je vidět, dobře vybudovaný podnikový informační systém může velmi usnadnit práci a zlepšit její efektivitu. Také slouží k ochranným účelům. Není tedy důvod, proč bychom jej neměli implementovat všude. Koneckonců, jde hlavně o naše peníze.